Jakarta | Perkembangan layanan digital pemerintahan di Indonesia berlangsung melalui pembangunan berbagai aplikasi oleh kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Menurut hitungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPANRB), hingga 2023 terdapat tidak kurang dari 27.400 aplikasi pemerintah. Angka ini menunjukkan besarnya upaya digitalisasi, tetapi sekaligus menggambarkan tantangan dalam mengelola ekosistem layanan yang tumbuh dari banyak inisiatif berbeda. Jumlah aplikasi yang besar tidak dengan sendirinya berarti masyarakat memperoleh layanan yang lebih sederhana atau pemerintah memiliki data yang lebih terpadu.
Salah satu risiko yang muncul adalah tumpang tindih fungsi. Beberapa aplikasi dapat menyediakan layanan serupa, mengumpulkan informasi sejenis, atau melayani kelompok pengguna yang sama tanpa koordinasi memadai. Akibatnya, anggaran pengembangan dan pemeliharaan berpotensi tersebar pada sistem yang memiliki kegunaan berdekatan. Pengguna juga dapat kebingungan menentukan kanal yang tepat, sementara instansi perlu menangani proses, akun, dan dukungan teknis pada lebih dari satu platform. Kondisi tersebut dapat membuat pengalaman layanan berbeda-beda, bahkan ketika kebutuhan yang dilayani sebenarnya serupa.
Jumlah aplikasi yang banyak juga tidak otomatis menghasilkan layanan terintegrasi. Jika sistem dibangun dengan standar, arsitektur, atau mekanisme pertukaran data yang tidak selaras, informasi sulit digunakan lintas instansi. Data kemudian tersimpan dalam basis yang terpisah, dengan format dan definisi yang mungkin berbeda. Fragmentasi ini dapat menyulitkan pembaruan data, meningkatkan risiko pencatatan berulang, dan menghambat pemerintah memperoleh gambaran yang konsisten untuk menyusun kebijakan. Dengan demikian, persoalannya bukan hanya banyaknya aplikasi, melainkan keterhubungan dan tata kelola data di balik setiap layanan.
Untuk merespons tantangan tersebut, pemerintah mengembangkan kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Kerangka ini mendorong penyelenggaraan pemerintahan digital yang lebih terpadu, termasuk melalui penyelarasan proses bisnis, penggunaan arsitektur bersama, dan penguatan interoperabilitas. Arah kebijakan tersebut penting untuk mengurangi duplikasi serta mendukung pertukaran data antarsistem. Namun, keberadaan kebijakan tidak berarti seluruh masalah telah selesai. Pelaksanaannya memerlukan koordinasi lintas instansi, penyesuaian sistem lama, standar data yang konsisten, serta pengelolaan berkelanjutan. Karena itu, kemajuan SPBE perlu dinilai dari keterpaduan layanan dan kemampuan data mendukung kebutuhan publik, bukan semata-mata dari jumlah aplikasi yang tersedia.
Ketika sebuah instansi menghadapi hambatan dalam pekerjaan, teknologi kerap segera dipandang sebagai jawaban. Pola ini membuat diskusi bergerak cepat dari keluhan menuju pengadaan aplikasi, tanpa terlebih dahulu menguji apa penyebab persoalan dan perubahan apa yang sebenarnya diperlukan. Padahal, solusi yang tepat bergantung pada diagnosis yang cermat. Masalah yang tampak serupa dapat berakar pada aturan kerja yang tidak jelas, pembagian tanggung jawab yang tumpang tindih, data yang tersebar, atau kapasitas pegawai yang terbatas. Jika akar masalahnya belum dipahami, perangkat digital berisiko hanya memindahkan kerumitan lama ke layar baru.
Contohnya, pelaporan berkala yang memerlukan banyak waktu sering langsung ditanggapi dengan gagasan membuat sistem pelaporan digital. Namun, sebelum membangun sistem, instansi perlu menelusuri proses yang sedang berjalan: informasi apa yang diminta, siapa yang mengumpulkan dan memeriksanya, seberapa sering laporan dibutuhkan, serta bagaimana hasilnya digunakan. Bisa jadi beban muncul karena format pelaporan berulang, permintaan data tidak selaras, atau laporan disusun tanpa tujuan yang jelas. Digitalisasi dapat membantu, tetapi manfaatnya terbatas jika proses yang tidak efisien hanya diotomatisasi. Penataan kebutuhan dan prosedur lebih dahulu memberi dasar agar teknologi benar-benar mengurangi beban kerja.
Ilustrasi lain adalah pencarian data penyandang disabilitas di suatu wilayah yang berujung pada pembangunan dashboard. Dashboard dapat menyajikan informasi secara ringkas, tetapi pembuatannya belum tentu menjawab pertanyaan utama: data apa yang dibutuhkan, untuk keputusan apa, dan apakah data tersebut tersedia serta dapat dipercaya? Instansi perlu memahami sumber data, definisi kategori, mekanisme pemutakhiran, dan pihak yang bertanggung jawab atas kualitasnya. Tanpa kejelasan itu, tampilan yang mudah dibaca dapat memberi kesan bahwa kebutuhan telah terpenuhi, meskipun informasi di dalamnya tidak lengkap atau tidak sesuai kebutuhan pengguna. Karena itu, pembahasan seharusnya dimulai dari kebutuhan dan konteks kebijakan, bukan dari fitur yang ingin dibuat. Teknologi merupakan salah satu sarana untuk menyelesaikan persoalan, bukan tujuan yang berdiri sendiri. Dengan diagnosis yang memadai, instansi dapat menentukan apakah jawabannya berupa perbaikan proses, koordinasi, tata kelola data, dukungan kapasitas, teknologi, atau kombinasi beberapa pendekatan. Langkah ini membantu mencegah investasi yang tidak tepat sasaran serta memastikan solusi digital memberi manfaat nyata bagi pekerjaan dan masyarakat yang dilayani.
Dalam sejumlah program, instansi pusat membangun sistem baru untuk mengetahui jumlah sekolah atau puskesmas yang berada di suatu wilayah, bahkan hingga tingkat desa. Kebutuhan tersebut dapat muncul karena perencana memerlukan gambaran sebaran fasilitas untuk menetapkan prioritas, mengukur kekurangan layanan, atau memantau pembangunan. Namun, sebelum pengembangan dimulai, perlu dipastikan apakah informasi yang dicari memang belum tersedia atau hanya belum mudah diakses dan digunakan. Sistem baru tidak otomatis menghasilkan data yang lebih akurat; tanpa penelusuran sumber, ia berisiko mengulang pencatatan yang sudah dilakukan instansi lain.
Data sekolah pada prinsipnya merupakan bagian dari penyelenggaraan data sektoral kementerian yang membidangi pendidikan, sedangkan data puskesmas berkaitan dengan tanggung jawab sektor kesehatan. Kementerian atau lembaga produsen biasanya memiliki mandat, mekanisme pemutakhiran, serta definisi operasional untuk mencatat fasilitas dalam lingkupnya. Karena itu, sistem lintas sektor yang membutuhkan informasi tersebut sebaiknya tidak langsung membangun daftar tandingan. Langkah awalnya ialah memetakan siapa yang mengumpulkan data, di mana data disimpan, seberapa sering diperbarui, dan melalui saluran apa data dapat diperoleh. Penelusuran juga perlu mencakup metadata, bukan hanya angka agregat atau tampilan peta.
Ada beberapa pertanyaan dasar yang patut dijawab sebelum sistem baru dibuat. Apakah sumber data yang sudah tersedia telah diidentifikasi, termasuk basis data, publikasi, layanan pertukaran, dan unit pengelolanya? Apakah definisi fasilitas dan cakupan wilayah dalam sumber tersebut sesuai dengan kebutuhan, misalnya apakah yang dihitung hanya sekolah aktif, seluruh satuan pendidikan, atau juga cabang layanan? Apakah perbedaan kode wilayah, periode pemutakhiran, dan kriteria pencatatan telah diperiksa? Terakhir, apakah pembicaraan berbagi pakai data dengan instansi produsen sudah dimulai, termasuk kesepakatan mengenai akses, kualitas, perlindungan, dan tanggung jawab pemutakhiran? Jawaban atas pertanyaan ini membantu menentukan apakah kebutuhan dapat dipenuhi melalui pemanfaatan data yang ada, penyesuaian interoperabilitas, atau integrasi sistem. Jika masih ada celah, pengembangan baru dapat dirancang secara terarah dan melengkapi, bukan menduplikasi, penyelenggaraan data sektoral yang telah berjalan.
Digitalisasi pemerintahan kerap dipahami sebagai penggunaan teknologi untuk memperbaiki cara layanan publik diselenggarakan. Namun, keberadaan layanan digital belum dengan sendirinya menunjukkan bahwa layanan antarinstansi telah terhubung atau data dapat digunakan bersama. Dalam kondisi yang belum optimal, masyarakat dapat berhadapan dengan layanan yang berjalan melalui sistem berbeda, sementara informasi yang dibutuhkan pemerintah tersebar di berbagai tempat. Karena itu, penilaian terhadap digitalisasi tidak cukup hanya melihat jumlah aplikasi atau layanan yang tersedia. Perlu pula diperhatikan apakah sistem tersebut mendukung pertukaran informasi dan membantu instansi memahami kebutuhan publik secara lebih utuh. Jika hubungan antarsistem terbatas, proses digital dapat mengubah saluran pelayanan tanpa menyelesaikan persoalan pengelolaan data yang mendasarinya.
Fragmentasi juga dapat berlanjut ketika setiap instansi mengembangkan aplikasi sendiri untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Aplikasi tersebut mungkin dirancang bagi fungsi dan kelompok pengguna tertentu, tetapi tidak selalu terhubung dengan sistem milik instansi lain.
